Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Benjamin Kumke
c/o flexdienst – #20877
Kurt-Schumacher-Straße 74
67663 Kaiserslautern
Deutschland

Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an:
E-Mail: infoncarmy@gmail.com
Alternativ schriftlich an die oben genannte Postadresse.

2. Allgemeine Hinweise

Diese Website ist ein nicht-kommerzielles Hobby-Projekt für einen fiktiven Roleplay-Kontext auf dem GTA V FiveM-Server „Narco City". Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich, soweit dies für den Betrieb der Website und die damit verbundenen Verwaltungsfunktionen erforderlich ist.

Alle auf dieser Website verwendeten IC-Daten (In-Character) sind fiktiver Natur und beschreiben ausschließlich virtuelle Spielcharaktere ohne Bezug zu realen Personen.

3. Welche Daten wir erheben und warum

3.1 Discord-Authentifizierung (OAuth2)

Beim Login über den „Mitarbeiter-Login"-Bereich oder beim Einreichen einer Bewerbung werden Sie zu Discord weitergeleitet. Im Rahmen dieses OAuth2-Verfahrens erhalten wir von Discord:

• Discord-Nutzer-ID – eindeutiger Identifikator Ihres Discord-Accounts
• Avatar-URL – Link zu Ihrem Discord-Profilbild

Diese Daten werden benötigt, um Sie als Mitglied der Organisation zu identifizieren und Ihnen Zugang zum internen Verwaltungsbereich zu gewähren.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / vertragsähnliches Verhältnis).

Für die Verarbeitung Ihrer Daten durch Discord gelten die Datenschutzbestimmungen von Discord .

3.2 Session-Cookies

Nach dem Login wird ein verschlüsseltes, serverseitiges Session-Cookie gesetzt. Dieses enthält Ihre Discord-Nutzer-ID, Ihren Anzeigenamen, Ihre Rollen innerhalb der Organisation sowie Ihre Avatar-URL. Das Cookie ist maximal 7 Tage gültig und wird nach dem Logout oder Ablauf automatisch ungültig.

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Eine gesonderte Einwilligung ist daher gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG nicht erforderlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am reibungslosen Betrieb des Authentifizierungssystems).

3.3 Bewerbungsdaten

Wenn Sie über das Bewerbungsformular eine Bewerbung einreichen, werden folgende Angaben gespeichert. Alle mit (IC) markierten Felder beziehen sich ausschließlich auf Ihren fiktiven Spielcharakter und stellen keine realen Personendaten dar:

• Discord-Nutzer-ID (zur Verknüpfung der Bewerbung mit Ihrem Account)
• IC-Name des Charakters (IC)
• Lebenslauf des Charakters (IC)
• Erfahrungen im Bereich Roleplay
• Begründung für die Bewerbung
• Stärken und Schwächen des Charakters (IC)
• Aktivitätsprofil
• Szenario-Antworten
• IC-Telefonnummer (IC, fiktiv)
• Stärkste Waffe / Ausrüstung (IC, fiktiv)
• Visumsstufe (IC, fiktiv)
• Schlusswort

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen / Beitritt zur Organisation).

Bei Ablehnung einer Bewerbung werden die Daten der Bewerbung und falls vorhanden die zugehörigen Gespräche archiviert und nach Ablauf von 7 Tagen automatisch gelöscht. Für eine ggf. erforderliche Bewerbungssperre können jedoch Discord-Nutzer-ID, IC-Name und Sperrgrund dauerhaft gespeichert bleiben. Sollten Sie eine direkte Löschung Ihrer Bewerbungsdaten wünschen, können Sie dies jederzeit beantragen (siehe Abschnitt 6).

Bei Annahme der Bewerbung werden die Daten in das interne Mitgliederprofil überführt. Endet die Mitgliedschaft (z. B. durch Kündigung), werden die ursprünglichen Bewerbungsdaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3.4 Soldatenprofile (interne Mitgliederakte)

Für angenommene Mitglieder der Organisation wird eine interne Akte angelegt. Diese enthält:

• Discord-Nutzer-ID
• Charaktername (IC)
• Dienstnummer (intern vergeben)
• Rang, Spezialrang, Zusatzrang (IC)
• Organisationsstatus (aktiv/inaktiv)
• Datum der letzten Beförderung
• Interne Notizen durch Vorgesetzte

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses).

3.5 Aktivitäts-Logs

Aus Sicherheits- und Nachvollziehbarkeitsgründen werden im internen Bereich Aktionen protokolliert. In den Logs wird gespeichert:

• Zeitstempel der Aktion
• Handelnde Person (Anzeigename + Discord-Nutzer-ID + Rollen)
• Betroffene Person
• Art der durchgeführten Aktion (z. B. Profiländerung, Einstellung, Kündigung)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit administrativer Änderungen, insbesondere zur Missbrauchsverhinderung und Systemsicherheit).

3.6 Bewerbungssperren

Im Falle einer Ablehnung oder Sperre werden Discord-Nutzer-ID, IC-Name, Sperrgrund und ggf. Ablaufdatum gespeichert, um Mehrfachbewerbungen innerhalb der Sperrfrist zu verhindern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am geregelten Bewerbungsverfahren).

3.7 Beförderungsanträge

Bei Einreichung eines Beförderungsantrags über das interne Dashboard werden Discord-Nutzer-ID, Charaktername, aktueller Rang, Begründung und Schlusswort gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.8 Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website werden durch den Webserver automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erfasst. Dabei werden folgende Daten gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und -version
• Aufgerufene URL
• HTTP-Statuscode

Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Sicherheit und Stabilität des Betriebs. Sie werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website).

3.9 KI-gestützte Formulierungshilfe (Aktengenerator)

Im internen Bereich steht im Aktengenerator eine optionale Funktion zur Verfügung, mit der stichpunktartige Notizen zu einem Sachverhalt mithilfe Künstlicher Intelligenz zu einem Fließtext ausformuliert werden können. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich, wenn Sie die entsprechende Schaltfläche aktiv betätigen. Ohne diese Betätigung werden keine Inhalte des Feldes verarbeitet oder übermittelt.

Der von Ihnen eingegebene Text wird zu diesem Zweck an OpenAI übermittelt (siehe Abschnitt 4). Bitte geben Sie in dieses Feld ausschließlich Angaben ein, die für die jeweilige Akte erforderlich sind.

Zur Begrenzung von Missbrauch und Kosten speichern wir bei jeder Nutzung:

• Discord-Nutzer-ID der nutzenden Person
• Zeitstempel der Anfrage
• einen kryptografischen Prüfwert (SHA-256) der Eingabe – die Eingabe selbst wird nicht im Klartext gespeichert
• den von der KI erzeugten Text
• die Anzahl der verbrauchten Token

Die Speicherung des erzeugten Textes dient zugleich dazu, wiederholte identische Anfragen ohne erneute Übermittlung an OpenAI beantworten zu können.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Vereinfachung interner Dokumentation sowie an der Verhinderung missbräuchlicher Nutzung).

4. Externe Dienste und Drittanbieter

Discord (OAuth2 & Benachrichtigungen)

Für die Authentifizierung und interne Benachrichtigungen nutzen wir die Discord-API. Betreiber: Discord Inc., 444 De Haro Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA.
Datenschutzrichtlinie: discord.com/privacy

Da Discord seinen Sitz in den USA hat, kann eine Übertragung personenbezogener Daten in die USA nicht ausgeschlossen werden. Discord stützt diese Datenübermittlung auf Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen datenschutzrechtlichen Garantien des Anbieters.

Google Fonts

Diese Website nutzt Google Fonts zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten. Beim Laden der Schriftarten kann eine Verbindung zu Servern von Google hergestellt werden, wobei insbesondere die IP-Adresse verarbeitet werden kann.
Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung der Website).
Datenschutzrichtlinie: policies.google.com/privacy

jsDelivr CDN (Bootstrap, Chart.js, Tom Select)

Für Darstellungszwecke werden JavaScript- und CSS-Bibliotheken über das CDN von jsDelivr (Prospect One, Krakowskie Przedmieście 6, 00-325 Warschau, Polen) geladen. Dabei kann Ihre IP-Adresse an jsDelivr übermittelt werden.
Datenschutzrichtlinie: jsdelivr.com/terms/privacy-policy-jsdelivr-net

OpenAI (KI-gestützte Textformulierung)

Für die unter Ziffer 3.9 beschriebene Formulierungshilfe nutzen wir die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI.
Betreiber: OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland.
Datenschutzrichtlinie: openai.com/policies/privacy-policy

Übermittelt wird ausschließlich der von Ihnen im Feld „Sachverhalt“ eingegebene Text zusammen mit einer festen Arbeitsanweisung an das KI-Modell. Ihre Discord-Nutzer-ID, Ihr Name sowie sonstige bei uns gespeicherte Daten werden nicht an OpenAI übermittelt.

Mit OpenAI Ireland Ltd. besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Vertragspartner ist damit eine Gesellschaft mit Sitz in der Europäischen Union. Eine Verarbeitung durch verbundene Unternehmen in den USA kann jedoch nicht ausgeschlossen werden. Eine solche Übermittlung wird auf die Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO gestützt, die Bestandteil dieses Vertrags sind.

Die übermittelten Inhalte werden nicht zum Training der KI-Modelle von OpenAI verwendet. Die entsprechenden Freigaben sind in unserem Organisationskonto deaktiviert. Nach Angaben des Anbieters werden über die API übermittelte Daten lediglich befristet zur Erkennung missbräuchlicher Nutzung vorgehalten und anschließend gelöscht.

5. Datenspeicherung und -löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Session-Cookie: maximal 7 Tage, oder bis zum manuellen Logout
• Bewerbungsdaten: bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens; bei Annahme bis zum Ende der Mitgliedschaft (z. B. Kündigung), danach Löschung sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen
• Soldatenprofile: für die Dauer der aktiven Mitgliedschaft; nach Ende der Mitgliedschaft nur solange, wie dies für interne Nachweis- und Dokumentationszwecke erforderlich ist
• Aktivitäts-Logs: maximal 90 Tage, danach automatische Löschung
• Server-Logfiles: maximal 30 Tage, danach automatische Löschung
• Bewerbungssperren: Speicherung von Discord-Nutzer-ID, IC-Name, Sperrgrund und ggf. Ablaufdatum bis zum Ablauf der Sperrfrist bzw. bis zur manuellen Aufhebung
• Nutzungsdaten der KI-Formulierungshilfe: maximal 30 Tage, danach automatische Löschung

Auf Anfrage werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Unrichtige Daten können Sie berichtigen lassen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen. (schriftlich per E-Mail oder im Discord über ein Ticket)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem gängigen Format herausverlangen.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich an:

Benjamin Kumke
c/o flexdienst – #20877
Kurt-Schumacher-Straße 76
67663 Kaiserslautern
Deutschland

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz: www.datenschutz.rlp.de

7. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Session-Daten werden serverseitig gesichert und nicht im Klartext im Browser gespeichert.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden aktive Mitglieder über den Discord-Server informiert.